13.
Кейс 1
«ПОНЕДЕЛЬНИК – ДЕНЬ ТЯЖЕЛЫЙ»
Вы – председатель правления небольшой общественной организации, которая помогает женщинам в трудной жизненной ситуации. У вас есть приют временного пребывания, мини-ясли, вещевой склад и офис, в котором ведется прием. В подчинении у вас находится комендант приюта, директор яслей, руководитель вещевого склада и секретарь в офисе. Рабочее время всех ваших сотрудников 5 часов. Все указанные структурные подразделения находятся в разных частях города. Ясли в центре, офис на юге, приют на севере, а склад на западе города. В распоряжении организации есть легковой автомобиль и «газелька», права есть у вас и у директора яслей. У вас есть личный автомобиль.
В среднем в день есть 5 обращений населения в офис с 14.00 до 18.00, 7-8 в вещевой фонд (обычно с 17.00 до 19.00), длительность беседы примерно 20 минут. Общение с родителями в яслях проходит с 16.00 до 18.00. Вы работаете в офисе, вместе с секретарем организации и психологом. Директор фонда приходит в офис 3 раза в неделю (понедельник, среду и пятницу). Бухгалтер приходит во вторник и четверг, по предварительной договоренности.
Сегодня понедельник, 29 мая. Сейчас 8:00. Вам необходимо спланировать сегодняшний день для себя и своей команды.
Сотрудники
− Алена, директор яслей, живет на юге, в области, в 15 км от вашего города. 2 недели как вышла на работу, навыки общения – отличные. Мотивирована, стремится показать себя. Пока не имеет права принимать самостоятельные решения по финансовым вопросам.
− Анна, старший комендант, живет на севре. Работает уже 3 года, навыки общения – средние. Мотивация – средняя, не любит задерживаться по вечерам. Была замечена в излишней строгости с подопечными и другими комендантами.
− Алла, руководитель склада, живет в городе, работает 1 год, навыки общения – средние. Мотивация – средняя. Бывали случаи срывов приема вещей, нарушения режима выдачи, которые она объяснял пробками, однако вы считаете, что это было связано с тем, что она занималась своими делами в рабочее время. Имеет право подписывать товарно-транспортные накладные
− Арина, секретарь, живет в центре, работает 1 год, навыки общения – хорошие. Хорошо знает работу организации, оказываемы услуги. Мотивация – средняя. Пунктуальна и ответственна, хорошо работает с документами, с радостью выполняет поручения вне офиса, не может задерживаться по семейным обстоятельствам.
Если сотрудники вынуждены задерживаться, их мотивация существенно снижается.
Цели и задачи на сегодняшний день
1. Осуществить регулярную деятельность организации. Сегодня приемные дни во всех подразделениях.
2. Забрать оптовую партию продуктов с продуктовой базы, находящейся в пригороде, на юге области. Это очень важно, потому что это ключевой поставщик. При этом в выходные они не работают, а во вторник у них начинается учет. Требует 4 часа времени. Вес – 40 кг. Задача является очень срочной и важной, требует отличных навыков общения, потому что поставщик недоволен тем, что мы при полученных больших скидках платим нерегулярно.
3. Доставить печатные материалы и «растяжку» об организации в выставочный центр. Вес – 5 кг. Затраты времени – 2 часа. Это необходимо сделать до 12:00. В секретариате организатора сказали, что это очень важно, потому что во вторник начинается подготовка к выставке «Благотворительность сегодня».
4. Провести переговоры с организаторами выставки «Благотворительность сегодня» о выступлении на мероприятии 1 июня, месте на выставке, участии в ужине с благотворителями. У вас есть информация, что руководство будет в выставочном центре в 15.00 на планерке.
5. Встреча в администрации города (центр) вместе Директором Фонда, чтобы обсудить их претензии к отчету по расходованию целевого финансирования. Встреча уже назначена. Начало в 11:00, время – 1 час.
6. Сходить на собрание у директора. Время - с 13:00 до 15:00. Об этом стало известно только в пятницу вечером.
7. Сдать бухгалтеру отчет и остаток денег от командировки. Бухгалтер специально для этого придет с 16:00 до 18:00. Если сегодня не отчитаться – будут большие неприятности, в вашей организации с этим строго.
8. Проконтролировать качество работы ваших подразделений за месяц. Для этого необходимо выборочно поговорить с 9 благополучателями. У вас в организации есть стандартный опросник по удовлетворенности качеством полученной помощи. Личное присутствие необходимо только при беседе с подопечными приюта. Потребуется 4 часа. Вы обещали людям сделать это еще в прошлый понедельник, сказав, что в следующий понедельник обязательно расскажете им о результатах.
9. Помочь коллеге – юристу установить на компьютер программу Скайп. Он давно пытается это сделать, но у него не получается. Вы обещали уделить ему время сегодня. Вы думаете, что это отнимет у Вас 30 минут
10. Вам только что позвонила секретарь Фонда «Солнечный круг» и сообщила, что необходимо срочно (сегодня) послать машину в соседнюю область, чтобы вывезти помощь (бытовую химию и средства гигиены), которые передали благотворители. Поездка займет 6 часов времени. Вес груза– 100 кг. Секретарь добавила, что это чрезвычайно важно.
11. Подать информацию на квартальное премирование сотрудников. Потребует 2 часа. Надо сдать в течение дня.
12. Вы тайно надеялись на то, что сегодня у Вас будет время на то, чтобы пообедать часик с супругом в соседнем кафе и обсудить планы на отпуск. Он должен сегодня с утра получить предложения от туристической фирмы.
13. Посетить автосервис для встречи с менеджером, чтобы обсудить вопрос о плановом ремонте автомобиля (есть договоренность о встрече). Время – 2 часа, в течение дня.
Вы можете обращаться к куратору за дополнительной информацией, если это необходимо.
